Comparativo: facturación manual vs facturación en la nube
Los sistemas en nube suman eficiencia y permiten conseguir ahorros en el proceso de facturación.
Como sabes, la facturación electrónica en México es una obligación para las empresas de todos los tamaños. Por fortuna, a medida que la tecnología avanza, los sistemas de facturación electrónica también ofrecen otras ventajas para hacer este proceso más sencillo y eficiente, como es el caso de las soluciones en la nube.
Pero, si aún no tienes claro cuáles son las diferencias entre seguir generando tus facturas mediante procesos manuales y utilizar los programas automatizados, en este artículo te presentamos un comparativo, para que puedas conocerlos y, con base en esta información, tomar decisiones en beneficio de tu negocio:
Diferencias entre facturación manual y facturación en la nube
La facturación manual, basada en la creación y gestión física de facturas, implica una serie de pasos separados que tienen que realizarse en diferentes plataformas como las herramientas del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y el uso una hoja de cálculo como Excel, por ejemplo, en correcto electrónico para el envío de comprobantes, entre otros.
Veamos las diferencias de cuando se usan tecnologías en la nube:
1. Creación de facturas
Manual: La creación de facturas de manera manual es lenta y propensa a errores, ya que implica el uso de la plataforma del SAT, donde se deben ingresar los datos necesarios para generar el comprobante, realizar los cálculos correspondientes que serán ingresados al formato. Mientras tanto, debes usar una hoja de cálculo para llevar la relación de las facturas emitidas y hacer el seguimiento de ellas.
En la Nube: Los sistemas modernos ofrecen formatos con campos para colocar los datos solicitados por las autoridades, mismos que pueden estar pre llenados con la información pre-capturada una sola vez. Además, los cálculos se realizan de forma automática y también integran validaciones que minimizan los errores y optimizan el tiempo de gestión.
2. Envío y recepción de Facturas
Manual: Tradicionalmente, una vez generadas las facturas, éstas tienen que descargarse en el formato XML y PDF, para ser enviadas al cliente por correo electrónico, para cumplir con uno de los requisitos fiscales. Estos pasos implican costos y tiempos adicionales.
En la Nube: Es completamente electrónico y el envío se realiza de forma automática, incluso de forma masiva, lo cual acelera los procesos y reduce costos operativos, permitiendo una interacción instantánea y segura entre emisor y receptor.
3. Almacenamiento de los CFDI
Manual: Se hace físicamente en carpetas digitales, en la memoria de una computadora, o dentro de un servidor local, lo que implica un riesgo de desorganización de la información, pérdida, incluso robo de datos.
En la Nube: Ofrece almacenamiento seguro en servidores que cuentan con backups automáticos y accesibilidad desde cualquier lugar, lo que significa una ventaja que asegura la integridad y disponibilidad de la información.
4. Organización y seguimiento
Manual: Requiere un sistema bien diseñado para llevar un control de las facturas emitidas, realizar la conciliación bancaria de cada pago recibido, así como el seguimiento de cuentas por cobrar, mediante el envío de correos electrónicos a cada cliente.
En la Nube: Los sistemas de facturación ofrecen herramientas de búsqueda avanzadas, organización automática y generación de informes que facilitan el seguimiento y la auditoría. Además, los recordatorios a los clientes y la conciliación bancaria se realizan de forma automática.
5. Cumplimiento fiscal
Manual: Generar las facturas de forma manual requiere estar al tanto de las actualizaciones de requisitos solicitados por el SAT, para poder llenar de forma correcta los comprobantes fiscales. Sin embargo, esto está sujeto a errores.
En la Nube: Los formatos para generar CFDI en línea se actualizan automáticamente con las últimas normativas fiscales, para generar un cumplimiento constante y simplificado, que evita caer en multas y otro tipo de sanciones ante las autoridades.
6. Escalabilidad
Manual: Muchas veces es posible seguir usando un proceso manual, incluso ante grandes volúmenes de transacciones. Sin embargo, puede ser complejo y costoso, debido a que se requiere más personal destinado a esa área.
En la nube: Permite escalar fácilmente conforme al crecimiento del negocio, únicamente ajustando el servicio contratado, sin necesidad de grandes inversiones en infraestructura, ni tener que pasar nuevamente por la curva de aprendizaje.
7. Costos operativos
Manual: Generalmente, tiene bajos costos iniciales, pero, a largo plazo, implica altos gastos operativos por el tiempo y personal necesario para la realización de cada proceso.
En la Nube: Aunque requiere una inversión inicial en software, genera ahorros significativos en costos operativos y tiempo a mediano y largo plazo.
Cuadro comparativo: facturación en la nube vs manual
Para que puedas observar mejor las diferencias entre cada sistema de facturación, te compartimos el siguiente cuadro comparativo:
|
Tarea |
Facturación manual |
Facturación en la nube |
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Creación de facturas |
Manual y tediosa, con alto riesgo de errores. |
Automatizada y sencilla. El sistema genera las facturas prellenadas. |
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Envío y recepción de facturas |
Descarga, entrega física o por correo electrónico |
Las facturas se envían en automático, lo que agiliza el proceso y reduce costos. |
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Almacenamiento |
En carpetas locales, con riesgo de pérdida o deterioro. |
En la nube, con copias de seguridad automáticas y acceso remoto. |
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Organización |
Requiere hojas de cálculo o sistemas básicos para búsqueda y organización. |
El sistema permite una búsqueda rápida y sencilla de facturas y genera informes detallados. |
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Cumplimiento fiscal |
Mayor riesgo de errores y retrasos en la actualización de información fiscal. |
Actualizaciones automáticas de normativa fiscal, asegurando el cumplimiento continuo. |
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Escalabilidad |
Limitada. No se adapta fácilmente a una mayor demanda. |
Altamente escalable. Puede contratarse un paquete mayor, para adaptarse al crecimiento del negocio. |
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Costos |
Bajos en inversión inicial, pero altos en costos operativos y de personal. |
Inversión inicial en el software, pero ahorros significativos a largo plazo en costos operativos y tiempo dedicado a realizar las tareas. |
Ventajas principales de la facturación en la nube
Una vez que revisamos lo anterior, es más sencillo entender los beneficios de esta tecnología a la operación empresarial:
● Eficiencia y productividad: Automatización de tareas repetitivas y liberación de recursos para actividades estratégicas.
● Seguridad y confiabilidad: Altos estándares de seguridad y respaldos automáticos que protegen la información contra pérdidas o accesos no autorizados.
● Accesibilidad y control: Acceso remoto y en tiempo real que facilita la gestión colaborativa y el control operativo desde cualquier dispositivo.
● Cumplimiento fiscal automatizado: Simplificación del cumplimiento de obligaciones fiscales actuales y futuras.
● Escalabilidad: Flexibilidad para adaptarse al crecimiento empresarial sin restricciones operativas, ni tener que cambiar de tecnología.
● Reducción de costos: Optimización de recursos y reducción de gastos asociados con procesos manuales.
● Mejora en la gestión de clientes: Comunicación más fluida y profesional con los clientes, mejorando su experiencia y satisfacción.
● Generación de informes y análisis: Herramientas avanzadas para la evaluación del desempeño financiero y la toma de decisiones basada en datos concretos.
Conclusión
La facturación en la nube no sólo cumple con las obligaciones fiscales en México, sino que ofrece una plataforma robusta para impulsar la eficiencia y el crecimiento de las empresas. Debido a esto, los expertos en soluciones empresariales en la nube recomiendan la transición hacia dichos sistemas, como una forma de actualizarlos y hacerlos más competitivos.